Die EU plante die Umsetzung neuer EU-Standardformulare, sogenannter „eForms“, die die bisherigen Standardformulare für die Vergaberichtlinien ablösen sollen. ANKÖs Empfehlungen sollen helfen, meldepflichtige und statistische Auswertungen zu vergaberelevanten Daten zu erleichtern.

Mit über 20 Jahren hat ANKÖ als längst-dienender Vergabekomplettlöser Österreichs viele wertvolle Erfahrungen gesammelt bezüglich des Umgangs mit Formularen, EU-Formularen und insbesondere EEE/ESPD-Formularen.

Somit sehen wir uns aus Sicht eines eVergabe-Plattform-Anbieters besonders geeignet, zu kommentieren, was mögliche technische Hindernisse darstellt und darauf hinzuweisen, welche Probleme mit der neuen Implementierung der eForms beseitigt werden könnten.

Dementsprechend hat ANKÖ im Sommer 2020 eine offizielle Stellungnahme an das Bundesministerium für Justiz gesendet. Der nachfolgende Artikel ist in drei Teilbereiche gegliedert: technisches Feedback, inhaltliches Feedback und sonstige Anmerkungen aus der Praxis. Vor der Endbemerkung sind die wichtigsten Rückschlüsse unsererseits in einer Conclusio knapp zusammengefasst.

Technisches Feedback zur Umsetzung

Die wohl größte Herausforderung sehen wir in der technische Umsetzung der eForms, da diese zusätzlich zu den betrieblichen, produktnotwendigen oder wettbewerbsbedingten Änderungen und Entwicklungen hinzukommen. Es scheint daher im Interesse aller Beteiligten, die technische Umsetzung so einheitlich und einfach wie möglich zu gestalten.

Einheitliche Schemata

Um die technische Umsetzung einheitlich und praktikabel zu gestalten, empfiehlt der ANKÖ die Formulare des Oberschwellenbereich (OSB) und des Unterschwellenbereich (USB) sowie bei Direktvergaben schematisch (nicht notwendigerweise im Umfang) gleich aufzubauen. Auch die jeweils zutreffenden Datenfelder im OSB und USB zu vereinheitlichen würde helfen, dass die gewählten Bezeichnungen und verwendeten Termini durchgehend und einheitlich gestaltet sein.

Datenauswertung als Priorität

Einheitlichkeit und idente Systematik ist für einen effektiven Datenfluss unerlässlich, da so eine erhöhte Kompatibilität garantiert werden kann. Das wiederum unterstützt mögliche KIs beim Auslesen der zur Verfügung gestellten Daten. Das Auslesen und die Auswertung von Daten scheinen gemäß dem Handbuch ein wichtiges Anliegen der EU zu sein, da es an mehreren Stellen erwähnt wird (z.B. im Bereich der Markterkundung, Prefilling und Statistiken).

Wenn einige der Datenfelder idealerweise mit anderen Feldern und Formularen „kommunizieren“ und konsolidieren würden, wie z.B. CPV-Codes oder Stammdaten, so könnten Rückschlüsse aus Firmenbuchnummer oder Unternehmensregister oder Angaben über KMUs etc. automatisch gezogen werden. Dies steht auch ganz im Sinne des EU-Projektes „The-Once-Only-Principle“ (TOOP).

Durch vorausgefüllte Felder, die AnwenderInnen im Nachhinein noch bearbeiten können, um im Ausnahmefall abweichende Daten bzw. Präferenzen weiterhin flexibel gestaltbar und möglich zu machen, wird eine weitere Vereinfachung des Ausfüllens erreicht.

Die Leistungen und Gestaltung der Vergabeplattformen sind einem gewissen Markt zugänglich. Insofern sind einerseits einheitliche Vorgaben der Gestaltung wichtig, andererseits ist eine gewisse Freiheit in der Gestaltung mancher Formulare oder Feldoptionen für Betreiber notwendig, um am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Quantität bzw. Qualität der Daten müssen davon unberührt bleiben.

Wir erachten eine Umgestaltung der Kerndaten in Österreich auf Basis der eForm-Schemata als sinnvoll, um Einheitlichkeit zwischen der EU-Ebene und der nationalen Ebene herzustellen.

Entwicklungsstand der EU

Abschließend darf nicht außer Acht gelassen werden, wie fortgeschritten die EU mit ihren technischen Vorhaben ist. Aus der Erfahrung hat sich gezeigt, dass es während der Entwicklung - wie für einen dynamischen Entwicklungsprozess üblich - immer wieder zu Neuerungen und Änderungen kommen kann. Aus Erfahrung wissen wir: Es ist prinzipiell erst dann mit technischen Entwicklungen bzw. Vorgaben hierfür zu starten, wenn die (technischen) Grundlagen seitens der EU und auch Österreichs einen gewissen Grad an Sicherheit bzw. Reife aufweisen.

Die bisher geplante Umsetzung unter Beibehaltung aller optionalen Felder der EU befürworten wir. Allerdings empfehlen wir eine Bearbeitung und Vorgabe mit den notwendigen innerstaatlichen Feldern als Ergänzung seitens des BMJ.

Inhaltliches Feedback zur Umsetzung

Neben den technischen Herausforderungen gibt es auch inhaltliche Aspekte, welche bei der Umsetzung der eForms zu berücksichtigen sind. Im Folgenden werden essenzielle Thematiken in knapper Form dargestellt, die uns entweder in der Praxis bisher besonders beschäftigten oder aber deren Inhalt uns als bedeutend für die Vergabekultur erscheint.

Abrufe aus Rahmenvereinbarungen

Ein eigenes Formular für Abrufe aus Rahmenvereinbarungen halten wir für unumgänglich, um das österreichische Vergabewesen und Verständnis von Rahmenvereinbarungen zu unterstützen.

Damit könnte man auch das jetzige Zuschlagssystem bei Rahmenvereinbarungen nachbessern. Jetzt werden die abgerufenen Vertragspartner als Gewinner deklariert und die anderen als Verlierer, was per se nicht von der Rahmenvereinbarung intendiert ist. Diese Fehlinterpretation ließe sich mit einem eigenen, flexiblen Formular technisch nachbessern.

Auch wenn eine Bekanntgabe aller Abrufe auf Unionsebene überschießend ist, spricht nichts gegen eine Bekanntgabe in Österreich, da die Kerndaten bei Schaltung einer Bekanntgabe automatisch veröffentlicht werden. Wiederum weisen wir darauf hin, dass es in so einem Fall vorteilhaft ist, wenn im jeweiligen Formular die Felder, welche für die Kerndaten national benötigt werden, als Pflichtfelder aufscheinen oder zumindest von den Plattformbetreibern in die Templates eingefügt werden können.

Bekanntgabe der Vertragsausführung

Der Einführung einer Contract Completion Notice  blicken wir mit gemischten Gefühlen entgegen. Einerseits könnte es zu einer Überregelung führen, da eine solche Benachrichtigung im nationalen Recht nicht vorgesehen ist. Andererseits wäre es eine gute Möglichkeit, um Daten zu erfassen, aus denen aussagekräftige Rückschlüsse für zukünftige Vergabevorhaben im Bereich der Planung, Kalkulation und Wirtschaftlichkeit gezogen werden können.

Wenn eine Contract Completion Notice eingeführt werden würde, plädieren wir einerseits vorerst für eine optionale Nutzung, um die Resonanz auf Seiten der ausschreibenden Stellen abzuwarten. Andererseits beinhalten elektronisch auswertbare Daten von Auftragsarten und deren Analyse immenses Potential für die Optimierung des e-Procurements und der Transparenz am österreichischen Vergabemarkt.

Integrierbare Markterkundung in den Plattformen

Wir unterstützen die EU-Vorstellung eines eigenen Formulars für Markterkundungen, welche somit über Vergabeplattformen ohne Workaround durchgeführt werden können. Diese Möglichkeit bei Schaffung der eForms auch vom österreichischen Recht und geforderten technischen Rahmenbedingungen zu erwägen, würde sicherstellen, dass durch eine solche Markterkundung keine Wettbewerbsverzerrung erfolgen kann.

Kompatibilität der eForms und ESPD-Funktionen

Ein besonderes Anliegen der EU ist die Kompatibilität der eForms mit ESPD. Wir unterstützen die Integration der EEE/ESPD – Funktion in den eForms, da wir hierin eine Chance auf bessere Etablierung der ESPD-Funktion sehen, was auch österreichischen Unternehmen bei grenzüberschreitenden Vergabeverfahren zugutekommen würde.

Berücksichtigung aller rechtlich verpflichtenden Angaben in der eForms-Vorlage

Prinzipiell begrüßen wir eine Lösung, welche jedenfalls die rechtlich verpflichtenden Angaben (Pflichtfelder) im jeweiligen Verfahren bzw. in der jeweiligen Verfahrensart vorgibt, wie es auch jeher schon bei den Standardformularen der EU der Fall ist. Wir regen zusätzlich an, neben den EU-Regelungen auch die nationalen verpflichtenden Angaben in den eForms festzulegen, insbesondere OGD und alle weiteren statistischen Meldungen betreffend.

Wir möchten zu bedenken geben, dass einerseits zu viele verpflichtende Meldungen sowohl für ausschreibende Stellen als auch für potenzielle BieterInnen größeren Aufwand bedeuten. Andererseits führt eine detailliertere Datenangabe auch zu mehr Transparenz sowie erleichterter Erfüllung der Meldepflichten und besseren Rückschlüssen für Kontrollen, Planungen und Ausführungen, die allen Beteiligten zugutekommen können.

Daher setzen wir uns dafür ein, weitere Felder, die besonders wesentliche Informationen in Bezug auf Wirtschaftlichkeit, Vergabestatistiken, Beschaffungsverhalten sowie Spezifikationen vergebener Aufträge liefern können, als verpflichtend festzulegen. Daten, welche wir heute sammeln, können einen Beitrag zu effizienten Vergabeverfahren leisten.

Sonstige Anmerkungen aus der Praxis

Prozess der Berichtigung alternieren

Bei dieser Gelegenheit müssen auch die Berichtigungsmöglichkeiten der Auftraggeber und Auftraggeberinnen erweitert werden. Bisher konnte man nur die Freitextfelder berichtigen, was bei Irrtümern in der Praxis für ärgerliche und unnötige Neu-Befüllungen eines gesamten Formulars gesorgt hat. Flexible, frei änderbare Formulare würden den ausschreibenden Stellen mit Sicherheit zugutekommen, ohne sie für Alltagsfehler mit zusätzlichen Aufwänden zu bestrafen.

Sofern der Überlegung gefolgt wird, dass bei einer Berichtigung das Formular mit geänderten bzw. berichtigten Daten nochmals als Ganzes veröffentlicht wird, wäre es ideal wenn ausschreibende Stellen das bereits (vor)ausgefüllte Formular bearbeiten können und nur die Berichtigung erneut eingeben werden muss.

Wir empfehlen, Berichtigungen nicht an zu strenge Kriterien zu binden, da heutzutage eine gute Protokollierung der Kommunikation zwischen ausschreibenden Stellen und BewerberInnen bzw. BieterInnen in den Vergabeplattformen gegeben ist.

Conclusio

Aus unserer Sicht sind demnach folgende Rückschlüsse zu ziehen und gegebene Aktionen zu setzen:

  • Bekanntmachungsformulare bzw. eForms müssen im OSB und im USB gleiche Schemata aufweisen.

  • Pflichtfelder müssen Unionsrecht und österreichisches Recht (BVergG 2018, BVergGKonz 2018, BVergGVS 2012 etc.) abdecken. Dazu zählen auch nationale (statistische) Meldungen wie die Kerndaten an data.gv oder statistisch zu erfassende Daten.
  • Technische Vereinheitlichung der Datenfelder bei TED/eForms, OGD und den Vergabeplattformen tragen zur problemlosen Übermittlung von Kerndaten bei.
  • Formulare müssen miteinander kommunizieren und veränderbar sein (Verfahren als zentrale Entität statt einzelner Bekanntmachungen bzw. Bekanntgaben).
  • Sinnvolle Datenfelder könnten als verpflichtend festgesetzt werden, um einen größeren Datenpool für effektivere Nutzung, vorausschauende Planung, wirtschaftliche Kalkulation und erhöhte Transparenz und Kontrollierbarkeit zu erreichen. Anderwärtige Daten können als optionale Datenfelder bestehen bleiben.

Endbemerkung

Unsere Expertise soll hier einen Beitrag für die geplante Umsetzung leisten und wir haben einige praxisbezogene Beispiele genannt, welche, wenn sie in die Grundlagen bei der geplanten Realisierung der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 einfließen sollten, zu einer maßgeblichen Verbesserung in der Nutzung der Formulare führen würden.

Auseinandergehende rechtliche Bestimmungen und fehlende einheitliche Technik können die Praktikabilität negativ beeinflussen. Ein Werkzeug zu schaffen, welches für alle teilnehmenden Institutionen einen Mehrwert bietet, ist uns ein großes Anliegen.

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